Bijlage 1 bij de algemene voorwaarden, versie 2026-11-08.
1. Partijen en rollen
Deze verwerkersovereenkomst geldt tussen de klant die Afspraakplanning.be gebruikt (de verwerkingsverantwoordelijke) en Celegens BV, Pompstraat 4, 2845 Niel, ondernemingsnummer 0783.383.579 (de verwerker). Ze maakt deel uit van de algemene voorwaarden en voldoet aan artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ze loopt zolang de klant een account heeft, en daarna tot alle gegevens verwijderd zijn zoals in artikel 9 staat.
2. Onderwerp, aard en doel
De verwerker bewaart en verwerkt persoonsgegevens om de dienst te leveren: agenda's en tijdsloten tonen, boekingen en inschrijvingen ontvangen en bewaren, bevestigingen en herinneringen per e-mail versturen, en de klant zijn boekingen laten bekijken, wijzigen, exporteren en verwijderen.
3. Gegevens en betrokkenen
- Betrokkenen: eindgebruikers die via de agenda van de klant boeken of zich inschrijven, en de medewerkers van de klant die de dienst gebruiken.
- Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer (als de klant dat veld aanzet), het gekozen tijdslot, het aantal personen, opmerkingen, de antwoorden op formuliervelden die de klant zelf toevoegt, en technische gegevens zoals IP-adres en tijdstip.
De dienst is niet ontworpen voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens. Vraagt de klant die toch op via eigen formuliervelden of opmerkingen, dan beoordeelt hij zelf of dat rechtmatig en nodig is.
4. Instructies
De verwerker verwerkt de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de klant. Die instructies zijn deze overeenkomst, de algemene voorwaarden en de instellingen die de klant in zijn account kiest. Gaat het om een wettelijke verplichting, dan meldt de verwerker die vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Vindt de verwerker dat een instructie de AVG schendt, dan laat hij dat meteen weten.
5. Vertrouwelijkheid en beveiliging
Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor de dienst krijgen toegang, en zij zijn tot geheimhouding verplicht. De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- versleutelde verbindingen (HTTPS) voor alle pagina's en de beheeromgeving;
- wachtwoorden die alleen versleuteld (gehasht) bewaard worden;
- gescheiden toegang per klant, zodat een klant alleen zijn eigen gegevens ziet;
- toegang tot servers en databank alleen voor bevoegde personen;
- regelmatige back-ups en tijdige updates van software.
6. Subverwerkers
De klant geeft de verwerker algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. De verwerker legt hen dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst en blijft verantwoordelijk voor hen. Op dit moment zijn dat:
- Combell NV (België): hosting van de website en de databank, in de Europese Unie;
- Sendinblue SAS, handelend als Brevo (Frankrijk): verzenden van e-mails zoals boekingsbevestigingen.
Op de boekingspagina's en in de beheeromgeving, waar de gegevens van eindgebruikers staan, gebruiken wij geen sessie-opnames. Webanalyse (Google Analytics) draait daar alleen als de bezoeker cookies aanvaardt, en is onze eigen verwerking, zoals de privacyverklaring beschrijft.
Een nieuwe of andere subverwerker meldt de verwerker minstens 30 dagen op voorhand op deze pagina en per e-mail. De klant kan binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Vinden de partijen geen oplossing, dan kan de klant de overeenkomst kosteloos beëindigen. Gegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt met de waarborgen die de AVG vereist.
7. Bijstand aan de klant
De klant kan de boekingen in zijn account zelf bekijken, wijzigen en verwijderen, en zo de rechten van betrokkenen (inzage, verbetering, wissen) uitoefenen. Krijgt de verwerker zelf zo'n verzoek, dan stuurt hij het door naar de klant. De verwerker helpt de klant ook, binnen redelijke grenzen, met beveiligingsvragen, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling of een vraag van de toezichthouder.
8. Datalekken
Stelt de verwerker een inbreuk vast op de beveiliging van persoonsgegevens van de klant, dan meldt hij dat de klant zonder onredelijke vertraging, en waar mogelijk binnen 48 uur nadat hij ervan weet. Hij geeft daarbij de informatie die de klant nodig heeft om zelf de inbreuk te melden, en neemt de nodige maatregelen om de gevolgen te beperken.
9. Einde van de verwerking
De klant kan zijn gegevens altijd exporteren, met de CSV-export of op vraag, zoals artikel 13 van de algemene voorwaarden bepaalt. Verwijdert de klant zijn account, dan wist de verwerker meteen de persoonsgegevens van de klant en zijn eindgebruikers, tenzij de wet de verwerker verplicht ze langer te bewaren. Kopieën in back-ups verdwijnen wanneer die back-ups volgens de normale rotatie overschreven worden.
10. Controle
De verwerker geeft de klant op vraag de informatie die nodig is om aan te tonen dat hij deze overeenkomst naleeft. De klant mag, na een redelijke aankondiging van minstens 30 dagen, maximaal één keer per jaar een audit laten uitvoeren, op eigen kosten en onder geheimhouding.
11. Aansprakelijkheid en voorrang
Voor de aansprakelijkheid geldt artikel 18 van de algemene voorwaarden, behalve waar de AVG dat niet toelaat. Spreken de algemene voorwaarden en deze verwerkersovereenkomst elkaar tegen over de verwerking van persoonsgegevens, dan heeft deze verwerkersovereenkomst voorrang.